Op welke manieren is het verzuim in uw organisatie te voorkomen.
U wilt prettig én gezond aan het werk blijven. Daar voelen u en uw werkgever zich verantwoordelijk voor.
De zeven kritische succesfactoren bij de aanpak van verzuim
Commitment op het hoogste niveau
Verzuim is een hardnekkig probleem dat alleen aangepakt kan worden als het (top)management van een organisatie zich hier verantwoordelijk voor voelt en bereid is te investeren in de terugdringing van het verzuim in de organisatie. Met name de aanpak van organisatiegebonden oorzaken vraagt de nodige investeringen die vaak pas op de langere termijn structurele resultaten opleveren: het (top)management dient bereid te zijn het nodige geld en geduld op te brengen. Bovendien dient het (top)management deze betrokkenheid wijd uit te dragen binnen de organisatie.
Verzuimproblematiek is managementproblematiek
Het terugdringen en voorkomen van verzuim is in eerste instantie een managementaangelegenheid. De direct leidinggevenden moeten verantwoordelijk en bevoegd zijn voor de verzuimbegeleiding van hun medewerkers. De P&O afdeling, Arbodienst en eventueel het Re-integratie bedrijf dienen de leidinggevenden hierbij gevraagd en ongevraagd van advies en ondersteuning te voorzien. Zie voor meer informatie artikel: rollen en bevoegdheden.
Integrale aanpak
Een succesvolle aanpak van verzuim betekent aandacht voor preventie (voorkomen) en re-integratie (terugkeer in het arbeidsproces). Bij het voorkomen van verzuim dienen enerzijds de belastende factoren in de organisatie aangepakt worden. Anderzijds moeten de mentale en fysieke belastbaarheid en de regelmogelijkheden van de medewerkers uitgebreid worden. Als medewerkers reeds uitgevallen zijn, is systematische aandacht voor re-integratie en replacement essentieel. Hierbij heeft een positieve, directieve insteek de voorkeur: er wordt uitgegaan van hetgeen de medewerker nog wel kan en wat deze nog wel kan betekenen voor de organisatie.
Bij de aanpak van verzuim dienen bovendien individu gerichte activiteiten gecombineerd te worden met organisatiegerichte activiteiten .
Individu gerichte activiteiten:
- zijn veelal gericht op aanpassing van de verzuim- en werkhervattingsdrempels
- zijn in het algemeen vooral populair bij management en staf, omdat zij veelal van mening zijn dat individuele factoren een grote rol spelen bij het veroorzaken van verzuim.
- lijken relatief goedkoop en eenvoudig, omdat ze op korte termijn resultaten opleveren.
Organisatiegerichte activiteiten:
- zijn veelal gericht op beperking van de arbeidsbelasting
- zijn in het algemeen vooral populair bij de medewerkers, omdat zij veelal van mening zijn dat organisatiegebonden factoren een grote rol spelen bij het veroorzaken van verzuim.
- lijken relatief duur en ingrijpend, omdat ze op langere termijn resultaten opleveren.
Om zowel op korte als op lange termijn zowel individu- als organisatiegebonden oorzaken van verzuim structureel en met draagvlak door de gehele organisatie aan te pakken is het van belang beide soorten activiteiten te integreren.
Borging in de organisatie
Een Verzuimbeleidsplan dient richting te geven aan alle activiteiten (verzuimregistratie, verzuimbegeleiding, structuur en de wijze van sturing op verzuimcijfers en –kosten, preventieve acties en reintegratieactiviteiten) en dient integraal onderdeel uit te maken van de beleidscyclus en de management control cyclus van de organisatie. Op deze wijze blijft de aanpak van verzuim voortdurend punt van aandacht.
Meer specifiek betekent dit dat:
- het verzuimbeleid moet passen in het bestaande sociale beleid
- er SMART doelen gesteld moeten worden
- er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- het beleid moet worden vertaald naar heldere en doeltreffende procedures en instrumenten
- de voortgang geregistreerd, bewaakt en geëvalueerd dient te worden (zie ook punt 7)
Verzuimregistratie- en verzuiminformatiesysteem in orde
Een verzuimregistratie- en verzuiminformatiesysteem dat op de juiste momenten de juiste informatie aan de juiste personen in de organisatie verschaft is essentieel voor een succesvolle verzuimaanpak, omdat het:
- aansturing van leidinggevenden op verzuim mogelijk maakt
- inzicht in verzuimoorzaken en risicogroepen in de organisatie verschaft
- de kosten van verzuim en de besparingsmogelijkheden inzichtelijk maakt
Aandacht voor de verzuimcultuur
Bij de aanpak van verzuim is daarnaast permanente aandacht voor de (verandering van de) verzuimcultuur essentieel. Systemen en processen kunnen veranderd worden, maar als er in de hoofden van de medewerkers en leidinggevenden niets veranderd zal het verzuimprobleem niet opgelost worden. Afhankelijk van de aard van de problematiek (frequent kortdurend of juist langdurig verzuim), dient er bij de aanpak specifieke aandacht besteed te worden aan de verzuimcultuur.
Bij frequent kortdurend verzuim is er vaak sprake van een probleem in de arbeidsmotivatie van de medewerkers, de loyaliteit van de medewerkers naar de organisatie en de sociale controle van de medewerkers onderling. De verzuimdrempel is in dit geval erg laag: men meldt zich om de haverklap ziek.
Bij langdurig verzuim is veelal het omgekeerde het geval: de arbeidsmotivatie van de medewerkers is erg hoog en de loyaliteit naar de organisatie is groot. Bovendien heeft men het idee onmisbaar te zijn. In deze gevallen is de verzuimdrempel juist erg hoog: men werkt door tot men er bij neervalt en als men neervalt is de hersteltijd aanzienlijk.
In beide gevallen is er sprake van een cultuurprobleem dat aangepakt moet worden om de aanpak van het verzuim succesvol te laten zijn.
Regievoering bij de aanpak van verzuim
De verzuimpraktijk is weerbarstig: zelfs als het (top)management en de direct leidinggevenden bereid zijn hun verantwoordelijkheid te nemen, is het van belang dat er iemand in de organisatie het verzuimproces aanjaagt, regisseert en monitort. De Verzuimmanager spreekt een ieder voortdurend aan op diens verantwoordelijkheden en houdt het overzicht over de verschillende activiteiten die ondernomen worden om het verzuim terug te dringen.
